Comment bien déléguer ?

Nous vous proposons, ce mois-ci, de revenir sur les clés de réussite pour bien déléguer dans le monde de la TPE/PME, un thème que nous avons déjà abordé, mais qui fait partie des enjeux de la majorité des entrepreneurs que nous accompagnons. Ce sera l’occasion de rappeler les fondamentaux de la délégation en réactualisant le sujet par rapport à nos retours d’expérience, et au contexte humain qui a pas mal évolué depuis quelques temps, et notamment à la suite de la période de confinement.

 

Pour toute entreprise en croissance, le dirigeant se retrouve assez rapidement sous une charge de travail difficilement gérable. Il est « au four et au moulin », en train de produire, de jouer le super commercial, de piloter ses équipes et de s’occuper de l’administratif. Et une journée entière, même à rallonges, suffit difficilement à disposer du temps nécessaire pour travailler sur les différents sujets. En plus de cette surcharge de travail, le dirigeant peut avoir l’impression de manquer d’efficacité, d’être en pression permanente, de ne pas voir le bout du tunnel, le tout au détriment de sa vie personnelle et du temps passé avec les siens.

Alors, dans ce type de situation de saturation opérationnelle, il est important pour le dirigeant d’analyser la situation, de se projeter vers une situation plus gérable et de générer le changement.

Car déléguer, c’est à la fois

• Une nécessité « logique » face à la charge de travail, avec l’opportunité de mettre en place une nouvelle organisation et des nouvelles attributions / responsabilités pour les différents collaborateurs
• Une volonté « humaine », pour faire grandir ses collaborateurs, en sachant lâcher prise, ce qui est parfois un vrai défi pour le dirigeant.

L’aspect Humain

Tout part de la volonté du dirigeant de déléguer et de laisser quelqu’un d’autre à sa place. Ce collaborateur aura été identifié en fonction de ses compétences techniques et humaines, au regard des tâches à réaliser.

A partir de là, les hésitations du chef d’entreprise peuvent venir de ses doutes sur le fait que la personne sache faire aussi bien que lui.

Mais qu’est-ce que cela signifie « faire aussi bien que lui » ?

Sachant que les aspects purement techniques (cf. le deuxième paragraphe) sont le plus souvent maitrisables, plus ou moins rapidement. En réalité, la résistance au changement vient bien du fait de laisser quelqu’un d’autre agir en lieu et place.

Et en fonction des domaines concernés, l’enjeu n’est pas le même :

• L’administratif au sens large : c’est le domaine dans lequel les actions sont plus faciles à « cadrer », et en général de moindre intérêt pour le dirigeant. L’aspect purement financier (entre autres les règlements) pouvant rester sous la responsabilité du dirigeant, au moins au-dessus d’un certain seuil.
• La technique : c’est le terrain de jeu privilégié du dirigeant, là où il a su donner son empreinte et son expertise aux activités qu’il a su développer, en tant que « super-technicien ». C’est souvent plus difficile à déléguer car il y a à la fois du savoir-faire (pt2), un niveau d’exigence fort (qui va parfois au-delà des besoins clients) et du plaisir que prend le dirigeant à réaliser les opérations. Sachant qu’à la fin, il lui faut accepter que d’autres fassent à leur façon ce que lui avait l’habitude de faire.
• Le commercial : l’entreprise est naturellement associée à son dirigeant, ce qui est en partie logique car c’est lui qui prend les décisions. Cette relation client/dirigeant ou prospect/dirigeant est basée à la fois sur la « légitimité » et sur la qualité de la relation interpersonnelle. Quand il s’agit de déléguer, c’est au collaborateur d’incarner les valeurs de l’entreprise. Pour le dirigeant comme pour le client, il faut accepter des nouvelles règles de fonctionnement : un dirigeant moins présent auprès des clients (en général, il conservera des relations privilégiées avec les plus importants) et des clients moins en contact avec le dirigeant, mais en relation avec des collaborateurs impliqués et plus disponibles.

En résumé, au moment de déléguer, le dirigeant comme le collaborateur doivent avoir envie de cette nouvelle distribution des responsabilités, et doivent assumer, pour le dirigeant la prise de recul avec le lâcher prise et pour le collaborateur la pleine appropriation des objectifs, dans le respect des règles de fonctionnement.

 

L’aspect Opérationnel

La délégation ne s’improvise pas, elle se prépare avec rigueur. Et c’est également le bon moment pour redéfinir certaines façons de faire, et s’organiser afin de dépenser le temps nécessaire (pas moins, pas plus) avec les bonnes ressources pour délivrer efficacement produits et services.

Le collaborateur doit bien se concentrer sur les objectifs à atteindre, assurer le suivi des actions avec des indicateurs de performances, informer et communiquer sur les différents avancements et savoir organiser son agenda pour répartir le temps nécessaire aux différentes tâches.

Par rapport à cette gestion d’organisation de travail, c’est aussi l’occasion d’aborder le sujet du mode de travail, que ce soit vis-à-vis des horaires (quelle flexibilité, quelles obligations) ou que ce soit par rapport à la possibilité de mettre en place du télétravail pour certaines tâches, certains jours. C’est une demande forte de la part des collaborateurs, beaucoup pratiquée durant la période de confinement. En mettant en place des règles de fonctionnement claires et suivies, le télétravail peut être à la fois une source de productivité (gain de temps de transport, moins d’interruptions dans le travail), comme un mode de travail apportant de l’équilibre de vie pour le collaborateur, et donc de la fidélisation du collaborateur.

Et pour revenir sur la méthode à suivre pour s’assurer du transfert du savoir-faire entre le dirigeant et son collaborateur, il y a un certain nombre de phases à respecter dans le processus de délégation :

1. Je prépare la délégation (les documents supports, les étapes à suivre, les règles de fonctionnement, le mode de suivi avec les indicateurs,)
2. Je fais, tu observes
3. Nous faisons, ensemble
4. Tu fais et j’observe
5. Tu fais tout seul

 

En conclusion, une délégation bien préparée et bien suivie va permettre au collaborateur de s’impliquer davantage dans le fonctionnement des opérations, d’élargir ses compétences en stimulant son envie de contribuer encore plus au développement des activités de son entreprise.