Systématiser la routine et gagner en efficacité

Nous savons tous que la plu­part de nos actions quo­ti­diennes notam­ment au sein de l’entreprise relèvent pour une bonne part d’une forme de rou­tine (80% pour 20% d’imprévu et d’exceptionnel). Alors pour­quoi nous pri­ver de les for­ma­li­ser pour les sys­té­ma­ti­ser, les auto­ma­ti­ser et nous évi­ter ain­si de remettre sans cesse de façon inutile et peu effi­cace l’ouvrage sur le métier .

Par exemple, pour un res­tau­ra­teur pour­quoi se lever si tôt pour répé­ter tous les jours au cui­si­nier auprès de quels four­nis­seurs s’approvisionner alors qu’il est si simple de dres­ser une liste de ses four­nis­seurs avec leurs condi­tions d’achat, pour­quoi devoir tous les matins expli­quer au per­son­nel com­ment dres­ser les vitrines ou accueillir les clients alors qu’on pour­rait l’écrire et l’afficher ; pour un mana­ger quel dom­mage de devoir sans cesse refaire le tra­vail d’explication de la nature d’un poste et de ses mis­sions à un nou­veau col­la­bo­ra­teur pre­nant la suc­ces­sion d’un autre alors qu’il suf­fi­rait d’avoir for­ma­li­sé une des­crip­tion du poste avec ses prin­ci­pales carac­té­ris­tiques pour ne pas avoir à le faire ; pour un ges­tion­naire pour­quoi refaire chaque mois son rap­port men­suel en allant à la « pêche » aux infor­ma­tions alors qu’il lui suf­fi­rait sans doute d’automatiser son sys­tème d’information et la col­lecte de ces infor­ma­tions à tra­vers un sys­tème orga­ni­sé , com­mu­ni­cant et  unique.

Ce sont quelques exemples qui illus­trent l’intérêt pour notam­ment chaque diri­geant de por­ter son atten­tion sur toutes les amé­lio­ra­tions qui pour­rait lui per­mettre de gagner du temps et de se consa­crer à l’important tout en faci­li­tant le tra­vail de ses collaborateurs.

En réa­li­té tous les domaines de l’entreprise sont concer­nés par la sys­té­ma­ti­sa­tion, à com­men­cer par le par­tage de la vision que porte le diri­geant pour son entre­prise . Qui n’a pas consta­té l’impor­tance de cla­ri­fier puis de for­ma­li­ser cette vision pour pou­voir la par­ta­ger avec ses col­la­bo­ra­teurs et les entraî­ner en leur tra­çant la voie et don­ner du sens à leur enga­ge­ment. Il en va de même pour les élé­ments de culture de l’entreprise et notam­ment ses valeurs, mais aus­si pour tous ses pro­ces­sus de pro­duc­tion, de dis­tri­bu­tion , de ges­tion de la rela­tion client, de ges­tion des res­sources humaines (par exemple le pro­ces­sus de recru­te­ment) et finan­cières. A tous les niveaux sys­té­ma­ti­ser va per­mettre de déga­ger du temps pour se consa­crer à des tâches plus impor­tantes et prio­ri­taires, à mieux délé­guer, à mieux mana­ger ses équipes, à mieux com­mu­ni­quer avec les autres , à mieux for­mer, à mieux vendre et satis­faire les clients. Bref cette volon­té de faire mieux avec moins d’efforts est le pas­sage obli­gé pour qu’une entre­prise puisse conti­nuer à se déve­lop­per dans l’harmonie et le main­tien d’une bonne ren­ta­bi­li­té. La sys­té­ma­ti­sa­tion devient alors un véri­table effet de levier pour l’entreprise.

Si vous res­sen­tez le besoin de mieux vous orga­ni­ser et de mettre en place les élé­ments au sein de votre entre­prise pour la sys­té­ma­ti­ser, appe­lez-nous pour un ren­dez-vous d’information et de décou­verte de nos méthodes et outils.

Georges Druon