Accompagner vos collaboratrices et vos collaborateurs

À l’aube de cette nou­velle année, je vous pro­pose de prendre le temps de faire le point de vos acti­vi­tés avec cha­cune de vos col­la­bo­ra­trices et cha­cun de vos col­la­bo­ra­teurs. En effet, s’il est dif­fi­cile à l’heure actuelle de recru­ter de nou­veaux talents, il devient essen­tiel de fidé­li­ser vos col­la­bo­ra­teurs actuels. Et s’il est sou­vent ques­tion, dans la presse, de fidé­li­sa­tion des clients (pour construire une acti­vi­té éco­no­mique plus pérenne, avec davan­tage de visi­bi­li­té), il est encore plus impor­tant de fidé­li­ser vos col­la­bo­ra­teurs actuels ; ce sont eux qui, en défi­ni­tive, vont vous per­mettre de fidé­li­ser vos clients.

Fidéliser ses collaborateurs actuels

Dès lors, vous ris­quez d’être pris en tenailles par deux situa­tions extrêmes :

• les plus jeunes, qui, ani­més par une fré­né­sie de zap­ping, testent sans cesse de nou­velles expé­riences pro­fes­sion­nelles et per­son­nelles, changent de job très régulièrement,
• les plus anciens qui se satis­font d’une situa­tion connue, même si elle n’est pas for­cé­ment idéale, mais qui ont une peur, plus ou moins chro­nique, de tout changement.

Et c’est là où vous devez jouer votre rôle de chef d’entreprise, de chef d’orchestre, de vos dif­fé­rents solistes que sont vos col­la­bo­ra­teurs ; ce rôle qui va vous per­mettre, à par­tir d’une par­ti­tion com­mune (votre plan de déve­lop­pe­ment pour 2023), de répar­tir les rôles et de faire en sorte que chaque soliste de votre équipe (de votre orchestre), joue avec son style et ses com­pé­tences sa propre contri­bu­tion à la par­ti­tion commune.

Mettre en place un processus d’entretiens individuels

Il y a une très bonne façon de mettre tout cela « en musique » : en s’appuyant sur un outil qui par­ti­cipe à la ges­tion des Res­sources Humaines, à savoir le pro­ces­sus des entre­tiens indi­vi­duels (appe­lés aus­si entre­tiens annuels d’activité). C’est une démarche qui est à la fois struc­tu­rée, cadrée et très effi­cace, car elle per­met de consa­crer un moment pri­vi­lé­gié d’échanges entre le col­la­bo­ra­teur et son res­pon­sable (le plus sou­vent le diri­geant dans les TPE, voire le res­pon­sable de ser­vice comme c’est le cas au sein des PME).

Les dif­fé­rentes étapes pour cet entre­tien sont de par­ta­ger, avec le col­la­bo­ra­teur, les élé­ments suivants :

• l’évaluation de l’activité géné­rale et l’atteinte de ses objec­tifs de l’an­née passée,
• l’appréciation de ses com­pé­tences (aus­si bien en savoir-faire qu’en savoir être),
• la défi­ni­tion de ses objec­tifs quan­ti­ta­tifs et qua­li­ta­tifs pour l’an­née à venir (objec­tifs qui doivent être mesu­rables et qui pour­ront être sui­vis par vous et par le col­la­bo­ra­teur lui-même),
• ses envies ou ses besoins de for­ma­tions à déci­der et à planifier,
• ses aspi­ra­tions d’évolution s’il en a.

Le plus impor­tant est que cha­cune et cha­cun pré­pare bien les réponses à toutes ces ques­tions avant l’entretien, à par­tir du docu­ment qui ser­vi­ra de sup­port pour écrire les réponses (d’où l’importance de pré­pa­rer des réponses écrites avant de se voir !). Cela per­met­tra de rendre l’entretien le plus construc­tif pos­sible, de prendre du recul pour d’abord ana­ly­ser les dif­fé­rents sujets puis de pou­voir se mettre d’accord pour ensuite se pro­je­ter ensemble sur des chan­ge­ments et amé­lio­ra­tions pos­sibles. C’est éga­le­ment un moment où cer­taines ten­sions pour­ront se relâ­cher, par le simple fait de prendre le temps de bien s’écouter et de mieux se com­prendre. Le moment aus­si, où des objec­tifs ambi­tieux pour l’année à venir pour­ront être échan­gés, vali­dés dans la séré­ni­té et prendre ain­si leur point d’ancrage, avec un enga­ge­ment encore plus fort, plus volon­taire de chaque collaborateur.

Et si vous n’avez pas encore effec­tué ces entre­tiens à la fin de l’année der­nière, vous aurez beau­coup à gagner en les pro­gram­mant rapi­de­ment en ce début d’année (notam­ment si c’est le début de votre exer­cice). Car si ces entre­tiens peuvent se dérou­ler à tout moment de l’année, ils ont une tem­po­ra­li­té ren­for­cée en début d’exercice. Ils sont par­ti­cu­liè­re­ment inté­res­sants pour lan­cer des plans d’action coor­don­nés, cohé­rents et clairs.

Et dans cer­tains cas spé­ci­fiques (arri­vée d’un nou­veau col­la­bo­ra­teur, chan­ge­ment de poste, évo­lu­tion majeure de poste dans l’entreprise, etc.) il peut être inté­res­sant de pré­voir un point de pas­sage « allé­gé » au bout de six mois.

Enfin, der­nier point essen­tiel dont il faut abso­lu­ment tenir compte : ces entre­tiens ne sont sur­tout pas l’occasion de dis­cu­ter des salaires, ni le deve­nir en cours d’entretien. Il doit y avoir une autre tem­po­ra­li­té pour cela.

Et si cer­tains d’entre vous, entre­pre­neurs, res­sen­tez des résis­tances, des craintes à pra­ti­quer ces entre­tiens indi­vi­duels, sachez que vous aurez énor­mé­ment à gagner en y inves­tis­sant du temps. Cette démarche volon­taire et per­son­na­li­sée vous per­met­tra, sans aucun doute, d’engranger des effets posi­tifs pour toute l’année à venir.