Comment mieux gérer son temps ? ou plutôt ses priorités 😉?

article co-écrit par Luc Chapoton et Henri-Jacques Letellier – juillet 2020

L’entrepreneur dis­pose de deux res­sources pour mener à bien son affaire : l’argent et le temps. La réus­site de son entre­prise et son épa­nouis­se­ment per­son­nel dépendent très lar­ge­ment de la manière dont il sau­ra gérer ces res­sources. L’ob­jec­tif de cet article est de répondre à la ques­tion que cha­cun se pose : com­ment mieux gérer mon temps ? donc, com­ment mieux gérer mes priorités ? 

A l’écouter, l’entrepreneur aguer­ri connait tout de l’art de « faire de l’argent » ou des moyens à mettre en œuvre pour aug­men­ter la ren­ta­bi­li­té finan­cière de son entreprise. 

En revanche, com­bien peuvent pré­tendre être aus­si sou­cieux de la manière dont ils inves­tissent leur temps ? Ne sont-ils pas plus foca­li­sés sur le ROI d’un inves­tis­se­ment que sur leur propre effi­ca­ci­té au travail ?

Nous dis­po­sons tous indi­vi­duel­le­ment d’un capi­tal fini de 86400 secondes par jour. 

Mais sommes-nous cer­tains de les inves­tir au mieux de nos besoins en tant qu’individu (équi­libre vie pri­vée – vie pro­fes­sion­nelle) ou des inté­rêts de notre entreprise ?

Et ces der­nières semaines, nous avons tous, en tant que coachs d’affaires, obser­vé des entre­pre­neurs qui semblent avoir été sai­sis d’une sou­daine fébri­li­té comme s’il s’agissait d’exorciser les semaines de tor­peur du confi­ne­ment. Mais occupent-ils leur temps ou gèrent-ils vrai­ment leurs priorités ?

Les chan­ge­ments de rou­tine, comme celui que nous tra­ver­sons depuis quelques mois, nous inter­rogent vrai­ment sur ces équi­libres. Et si nous en pro­fi­tions jus­te­ment pour nous remettre en cause, pour revoir nos priorités ?

Voici quelques rappels pour vous aider à mieux gérer son temps, donc mieux gérer ses priorités

1️⃣ D’a­bord, ne SURTOUT pas faire l’économie d’une réflexion sur la vision que l’on a de son entreprise. 

Pour don­ner du sens à son action, il faut d’abord réflé­chir au cap, à la direc­tion vers laquelle on sou­haite aller. 

Avez-vous pris le temps de vali­der que le chan­ge­ment de para­digmes que pour­rait appor­ter la tem­pête du COVID n’avait rien chan­gé à vos objec­tifs ? Sinon, il est impé­ra­tif de prendre le temps de le faire : assu­rez vous qu’il n’y a aucune oppor­tu­ni­té à sai­sir, avant de repar­tir « comme avant ». 

Votre cap et vos objec­tifs doivent être les plus clairs pos­sible et bien ancrés dans votre esprit.

2️⃣ Lis­tez l’ensemble des tâches à réa­li­ser et attri­buez-leur un degré de prio­ri­té. 

Pour y par­ve­nir, pas­sez cha­cune des tâches, qu’elles soient pro­fes­sion­nelles, sociales ou per­son­nelles, au crible de la matrice d’Eisenhower :

Posez-vous les ques­tions suivantes : 

1. Est-ce vrai­ment à moi de trai­ter cette affaire – Est-ce que c’est de ma res­pon­sa­bi­li­té d’entrepreneur ?
2. Est-ce réel­le­ment urgent ?

Si vous répondez :

• 2 fois « oui », réglez la « Demande » immédiatement, 
• 2 fois « non », éli­mi­nez sans plus attendre la « Distraction »

Si c’est de votre res­sort et non urgent, réser­vez un temps dans votre agen­da pour y réflé­chir, c’est sûre­ment une action essen­tielle pour la stra­té­gie de votre entreprise. 

Si c’est urgent, mais pas de votre res­sort, délé­guez, sous-trai­tez, et si vous ne savez pas à qui, consi­dé­rez ce point comme stratégique

3️⃣ Fixez-vous une limite de temps. 

Selon la loi de Par­kin­son, « plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on en prend effec­ti­ve­ment », sans pour autant obte­nir un meilleur résul­tat (on passe 80% de son temps à per­fec­tion­ner les der­niers 20% d’une tâche).

4️⃣ Créez votre agen­da par défaut, et pour vous y aider, regar­dez donc l’expérience d’Elizabeth : https://www.youtube.com/watch?v=zV3gMTOEWt8

Pla­ni­fiez vos :

1. tâches en fonc­tion des prio­ri­tés, et pas de l’intérêt qu’elles sus­citent en vous : cf. les impor­tantes non urgentes de la matrice d’Eisenhower,
2. rou­tines : les tâches récur­rentes néces­saires au bon fonc­tion­ne­ment de l’entreprise – que vous ne pou­vez pas délé­guer – en déter­mi­nant la juste fréquence,
3. impré­vus !!! N’oubliez pas de pré­voir 20% de temps libre pour régler les demandes urgentes

Ce qui compte, ce n’est pas d’être sans arrêt occu­pé, mais de faire les bonnes choses, c’est-à-dire celles qui contri­buent à vos objectifs. 

5️⃣ Réa­li­sez une seule tâche à la fois. 

On est sou­vent ten­té de faire plu­sieurs choses à la fois. Mais c’est un leurre. Les études montrent que faire une seule chose à la fois en étant concen­tré (donc sans inter­rup­tion) rap­porte plus en effi­ca­ci­té et en satis­fac­tion que de s’essayer au mul­ti-tâches qui crée dis­per­sion et déconcentration.

Pour aller plus loin : 

• « Gérer son temps pour en gagner » – Har­vard Busi­ness Review
• « Ava­ler le cra­paud » – Brian Tracy
• « La semaine de 4 heures » – Timo­thy Ferriss

par Luc Cha­po­ton et Hen­ri-Jacques Letel­lier – Le Centre Natio­nal Du Coaching®