Tableau de bord d’entreprise : pour piloter son entreprise en toute sérénité

Naviguer à vue ou piloter pour plus de sérénité ?

Pour tout diri­geant, avoir une maî­trise glo­bale de son entre­prise est cru­cial. Il est dif­fi­cile de prendre les bonnes déci­sions en se basant sim­ple­ment sur des intui­tions ou des obser­va­tions ponc­tuelles : c’est pour­quoi il est essen­tiel ne pas navi­guer à vue et d’a­voir un tableau de bord pour pilo­ter son entreprise.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

Défi­ni­tion
Un tableau de bord est un outil de pilo­tage qui per­met de visua­li­ser de manière syn­thé­tique les indi­ca­teurs clés de per­for­mance de l’en­tre­prise. Il per­met de suivre l’é­vo­lu­tion de l’ac­ti­vi­té, de mesu­rer les résul­tats et d’i­den­ti­fier les écarts par rap­port aux pré­vi­sions : les points forts à ren­for­cer et les points faibles à cor­ri­ger. C’est un outil indis­pen­sable pour tout diri­geant qui sou­haite anti­ci­per les pro­blèmes et prendre les bonnes déci­sions en temps réel. C’est un outil de sui­vi d’ac­ti­vi­té indispensable.

À quoi sert un tableau de bord ?

Grâce à un tableau de bord, le diri­geant dis­pose d’une vue d’en­semble sur la situa­tion finan­cière et opé­ra­tion­nelle de l’en­tre­prise. Il peut suivre les ventes, les marges, les coûts, les délais de paie­ment, les flux de tré­so­re­rie mais aus­si la satis­fac­tion des clients, la per­for­mance des équipes, le tur­no­ver et bien d’autres indi­ca­teurs impor­tants et néces­saires dans la conduite de ses acti­vi­tés. Il peut ain­si prendre des déci­sions éclai­rées en matière de déve­lop­pe­ment, d’in­ves­tis­se­ment, de finan­ce­ment ou de ges­tion de la trésorerie.

Suivi d’activité ou comment faire un tableau de bord ?

En tant que diri­geant d’en­tre­prise, vous aspi­rez à pou­voir prendre les bonnes déci­sions au bon moment et maî­tri­ser autant que pos­sible les résul­tats de votre entre­prise. Pour cela vous devez dis­po­ser des infor­ma­tions qui vous per­mettent de déce­ler rapi­de­ment les écarts de per­for­mance par rap­port aux objec­tifs fixés et de les com­prendre grâce aux dif­fé­rents tableaux de bord mis en place au sein de l’en­tre­prise à chaque niveau de res­pon­sa­bi­li­té. Ain­si vous dis­po­sez de votre tableau de bord de direc­tion géné­rale, certes assez glo­bal et syn­thé­tique mais vos dif­fé­rents col­la­bo­ra­teurs dis­po­se­ront du leur pour mieux maî­tri­ser leur propre péri­mètre d’ac­ti­vi­té et leurs résul­tats par rap­port à leurs  objec­tifs spé­ci­fiques. Les tableaux de bord ne sont pas des tableaux comp­tables : ils sont conçus pour per­mettre à chaque res­pon­sable de dis­po­ser des indi­ca­teurs sus­cep­tibles de mesu­rer ses per­for­mances et celles de son ser­vice pour com­prendre ce qui peut être amé­lio­ré et/ou corrigé.

Quels sont les éléments qui composent un tableau de bord ?

Déter­mi­nez vos objectifs
La pre­mière étape pour créer un tableau de bord pour votre entre­prise est de déter­mi­ner vos objec­tifs pour l’en­tre­prise . Com­men­cez par ceux-là : ils vous per­met­tront ensuite de décli­ner en cohé­rence ceux de vos col­la­bo­ra­teurs à tous les niveaux de l’en­tre­prise. Assu­rez-vous éga­le­ment que tous les objec­tifs fixés soient « SMART », c’est-à-dire Spé­ci­fiques, Mesu­rables, Attei­gnables, Réa­li­sables et fixés dans le Temps.

Iden­ti­fiez les indi­ca­teurs clés de performance
Une fois que vous avez déter­mi­né vos objec­tifs, vous devez iden­ti­fier les indi­ca­teurs clés de per­for­mance (ICP ou KPI *en anglais). Les ICP vont vous  per­mettre de mesu­rer la pro­gres­sion vers l’at­teinte de vos objec­tifs. Par exemple, si votre objec­tif est d’aug­men­ter le chiffre d’af­faire de votre site Inter­net de n% au cours des six pro­chains mois, des indi­ca­teurs clés de per­for­mance pour­raient être le nombre de visi­teurs sur votre site web, le taux de conver­sion, le nombre de tran­sac­tions , le panier moyen, etc. ; dès lors que vous auriez fixé des objec­tifs pour cha­cun de ces indi­ca­teurs pris séparément.

Col­lec­tez les données
La pro­chaine étape consiste à col­lec­ter les don­nées néces­saires le plus auto­ma­ti­que­ment et sys­té­ma­ti­que­ment pos­sible pour mesu­rer vos ICP. Vous pou­vez col­lec­ter des don­nées à par­tir de diverses sources, telles que votre site web, votre sys­tème de comp­ta­bi­li­té, votre CRM, vos sys­tème de fac­tu­ra­tion, de pro­duc­tion, de logis­tique, de paye etc. Vous pou­vez éga­le­ment col­lec­ter des don­nées manuel­le­ment en uti­li­sant des for­mu­laires ou des enquêtes.

Uti­li­sez un outil de visua­li­sa­tion des données
Une fois que vous avez col­lec­té les don­nées néces­saires, il est néces­saire d’u­ti­li­ser un outil de visua­li­sa­tion des don­nées pour créer votre tableau de bord. Les outils de visua­li­sa­tion des don­nées vous per­mettent de trans­for­mer des don­nées en gra­phiques et en tableaux pour une meilleure com­pré­hen­sion. Vous pou­vez démar­rez par Excel mais de plus en plus d’ou­tils de ges­tion vous per­mettent aujourd’­hui de pré­sen­ter vos don­nées de façon claire, simple et didactique.

Par­ta­gez votre tableau de bord
La der­nière étape consiste à par­ta­ger et échan­ger les résul­tats de vos dif­fé­rents tableaux de bord pour mieux ana­ly­ser et com­prendre les résul­tats de l’en­tre­prise et les per­for­mances indi­vi­duelles de chaque res­pon­sable et de chaque équipe. Le par­tage des résul­tats avec votre équipe doit vous per­mettre de prendre des déci­sions éclai­rées et d’im­pli­quer l’é­quipe dans l’ac­tion. Vous pou­vez par­ta­ger votre tableau de bord en uti­li­sant des outils tels que Google Drive, Drop­box, Sha­re­Point ou d’autres .

Pourquoi faire appel à un coach d’affaires LeCNDC® pour créer un tableau de reporting pour piloter son entreprise ?

Les coachs d’af­faires LeCNDC® sont des géné­ra­listes qui maî­trisent par­fai­te­ment tous les rouages de la ges­tion d’une entre­prise et dis­posent des com­pé­tences et des outils néces­saires pour aider les diri­geants ou leurs mana­gers à éta­blir des tableaux de bord effi­caces. Ils apportent leur exper­tise et leur expé­rience pour les aider à iden­ti­fier les Indi­ca­teurs Clés de Per­for­mance (ICP) per­ti­nents et à les hié­rar­chi­ser en fonc­tion de leurs objec­tifs et de leurs priorités.

Ils vont  accom­pa­gner le diri­geant et ses équipes dans la mise en place de leurs tableaux de bord et les aider à com­mu­ni­quer les résul­tats aux dif­fé­rents niveaux de l’or­ga­ni­sa­tion. Cela per­met aux  diri­geants d” amé­lio­rer immé­dia­te­ment leurs prises de déci­sion et mieux maî­tri­ser leur acti­vi­té tout en impli­quant leurs collaborateurs.

Enfin, un coach d’af­faires LeCNDC®, du fait de sa flexi­bi­li­té, de sa connais­sance de l’en­tre­prise et des Hommes pour­ra aider l’en­tre­prise à adap­ter ses tableaux de bord en fonc­tion des évo­lu­tions de son acti­vi­té, de ses objec­tifs à court et moyen terme et de son orga­ni­sa­tion. Il pour­ra ain­si contri­buer  à amé­lio­rer la per­for­mance de l’en­tre­prise dans la durée et de manière continue.

En résu­mé, faire appel à un coach d’af­faires LeCNDC pour éta­blir un tableau de bord opé­ra­tion­nel peut aider les entre­prises à mieux pilo­ter leur acti­vi­té et à amé­lio­rer leurs performances.

La créa­tion d’un tableau de bord pour votre entre­prise est un outil de pilo­tage incon­tour­nable pour suivre l’é­vo­lu­tion de votre entre­prise et de prendre à temps les bonnes déci­sions. En sui­vant ces étapes et en fai­sant appel à un coach d’affaires LeCNDC®,  vous pour­rez créer des tableaux de bord effi­caces qui vous per­met­tront d’at­teindre vos objec­tifs et de maî­tri­ser votre développement.

Diri­ger son entre­prise, implique de prendre les bonnes déci­sions au bon moment. 

Pour cela, le tableau de bord est un allié pré­cieux com­po­sé d’informations per­ti­nentes.  Obser­vons pour­quoi et com­ment construire ce fan­tas­tique outil d’aide à la décision.

Exemples d’un tableau de bord de gestion ou tableau de bord prévisionnel

A chaque entre­prise, à chaque diri­geant et à chaque res­pon­sable, son tableau de bord !

Voi­ci des exemples d’informations que l’on peut y retrouver :

Le bud­get d’exploitation
C’est le moteur de l’ac­tion : il repré­sente la syn­thèse des objec­tifs de l’an­née et la syn­thèse des enga­ge­ments de cha­cun pour l’en­semble de l’en­tre­prise. C’est le reflet exact des plans d’ac­tions pré­vus pour atteindre ces objec­tifs. C’est aus­si la base de contrôle qui va vous per­mettre de suivre très régu­liè­re­ment les écarts par rap­port aux objec­tifs et de prendre des déci­sion appro­priées au bon moment pour cor­ri­ger, si néces­saire, les tra­jec­toires consta­tées et/ou prévues.
Il se maté­ria­lise par un résul­tat d’ex­ploi­ta­tion qui est en géné­ral men­sua­li­sé et qui doit être com­pa­ré au résul­tat réel ou estimé.

Le contrôle budgétaire
Il se réa­lise men­suel­le­ment à par­tir des élé­ments comp­tables et de ges­tion et à par­tir de tous les élé­ments d’in­for­ma­tion pro­ve­nant notam­ment de la comp­ta­bi­li­té, des sys­tèmes de fac­tu­ra­tion et de paye. Il peut être réa­li­sé pour l’en­tre­prise, par centre de res­pon­sa­bi­li­té ou par acti­vi­té selon le cadre défi­ni pour le bud­get et va per­mettre de suivre puis ana­ly­ser les écarts par rap­port aux pré­vi­sions du bud­get de façon à pou­voir réagir rapi­de­ment le cas échéant.

Les indi­ca­teurs clés de performance
Comme nous l’a­vons vu pré­cé­dem­ment, ils doivent res­ter simples, limi­tés en nombre et per­mettre d’ap­pré­cier les per­for­mances de cha­cun selon des cri­tères objec­tifs et per­ti­nents. Ce sont aus­si, dans cer­tains cas, de très bons indi­ca­teurs d’a­lerte et d’aide à la déci­sion. Ils doivent être dis­cu­tés et vali­dés avec les per­sonnes concer­nées et dépendre éga­le­ment des mis­sions et des objec­tifs fixés. Enfin, ils sont très utiles dans le cadre d’é­changes entre res­pon­sables et col­la­bo­ra­teurs lors des entre­tiens individuels.

Le plan de trésorerie
Le plan de tré­so­re­rie est essen­tiel dans la maî­trise de la ges­tion de l’en­tre­prise. Il est construit à par­tir du bud­get d’ex­ploi­ta­tion et va per­mettre au diri­geant de bien pré­voir ses éven­tuels besoins de finan­ce­ment, d’é­va­luer ses capa­ci­tés de tré­so­re­rie à court terme et d’an­ti­ci­per d’é­ven­tuelles dis­cus­sions avec son ban­quier… avec sérénité !

Un outil de mesure et de suivi d’activité, mais pas seulement !

Le tableau de bord est bien sur un outil de mesure des per­for­mances com­pa­rées à l’historique et aux objec­tifs défi­nis, mais ce peut être éga­le­ment un outil de moti­va­tion des équipes dès lors qu’il est par­ta­gé et donne lieu régu­liè­re­ment à des échanges pour déci­der de nou­velles actions.
Il doit donc être ’ali­men­té à fré­quences régu­lières et sys­té­ma­tiques dont le rythme à défi­nir en fonc­tion des besoins de cha­cun, pour deve­nir un pré­cieux outils d’aide à la décision.

Un tableau de bord de gestion est également un outil de communication

Dès lors que les tableaux de bord et les résul­tats sont par­ta­gés avec les équipes, ils peuvent deve­nir d’ex­cel­lents moyens de com­mu­ni­ca­tion pour faire com­prendre aux col­la­bo­ra­teurs les objec­tifs de l’en­tre­prise, les résul­tats atten­dus et pour les enga­ger ain­si dans l’at­teinte de ces objec­tifs. Ce par­tage faci­lite éga­le­ment éga­le­ment la trans­pa­rence et la confiance entre les équipes et leurs diri­geants : en par­ta­geant les résul­tats avec vos col­la­bo­ra­teurs, ces der­niers peuvent consta­ter concrè­te­ment l’im­pact de leur tra­vail sur les per­for­mances de l’en­tre­prise et se sen­tir davan­tage impli­qués dans sa réussite.

Un tableau de bord de gestion est donc aussi un outil opérationnel de motivation et de performance pour les équipes

En effet, en visua­li­sant les résul­tats de leur tra­vail, les col­la­bo­ra­teurs peuvent se sen­tir plus moti­vés pour atteindre les objec­tifs fixés. En incluant des indi­ca­teurs de per­for­mance liés aux objec­tifs indi­vi­duels, le tableau de bord peut ser­vir d’ou­til de moti­va­tion leur per­met­tant de suivre leur propre pro­gres­sion et d’i­den­ti­fier les domaines dans les­quels ils peuvent s’améliorer.

Il est donc clair que le tableau de bord de ges­tion est un outil puis­sant  et indis­pen­sable qui répond à de nom­breuses fina­li­tés au sein de l’entreprise.

Témoi­gnage de Vir­gi­nie H.
Diri­geante d’une chaîne de res­tau­rants dans la région lyonnaise

« J’ai repris et je dirige une chaîne de res­tau­rants. J’ai récem­ment fait appel à un coach de LeCNDC® pour m’ai­der à créer un tableau de bord de ges­tion pour mon entre­prise. Je suis extrê­me­ment satis­fait des résul­tats obte­nus grâce à cette col­la­bo­ra­tion car avant de contac­ter LeCNDC®, j’a­vais du mal à iden­ti­fier les indi­ca­teurs clés de per­for­mance de mon entre­prise. Je savais que des choses n’al­laient pas, je pou­vais le consta­ter chaque mois, mais même en ana­ly­sant mes résul­tats, je n’ar­ri­vais pas à iden­ti­fier de façon claire pour­quoi les mêmes pro­blèmes resur­gis­saient régu­liè­re­ment. Cela deve­nait extrê­me­ment stres­sant. C’est là que le coach LeCNDC® est intervenu.

Il m’a aidé à com­prendre les points cri­tiques de mon orga­ni­sa­tion qui néces­si­taient une atten­tion par­ti­cu­lière et m’a aidé à éta­blir des objec­tifs clairs et mesu­rables pour cha­cun d’eux. Ensuite, nous avons tra­vaillé ensemble pour iden­ti­fier les indi­ca­teurs de per­for­mance qui me per­met­traient de suivre la pro­gres­sion de mes objectifs.

Le coach LeCNDC m’a éga­le­ment aidé à créer un tableau de bord de ges­tion per­son­na­li­sé qui me per­met de visua­li­ser mon acti­vi­té en temps réel. Cela me per­met de suivre faci­le­ment les pro­grès de mon entre­prise et de prendre des bonnes déci­sions au bon moment, en fonc­tion des résultats.

De plus, en les par­ta­geant avec les équipes de mes dif­fé­rents res­tau­rants, nous avons pu iden­ti­fier les points sur les­quels celles-ci n’é­taient pas conscientes des pro­grès à effectuer.

Je suis vrai­ment recon­nais­sant du tra­vail effec­tué par le coach LeCNDC®. Son exper­tise et sa pas­sion pour aider les diri­geants de TPE-PME à réus­sir ont été pré­cieux pour moi et pour mon entre­prise. Je recom­mande for­te­ment LeCNDC® à tout diri­geant d’en­tre­prise qui cherche à amé­lio­rer ses per­for­mances… Et à s’é­qui­per d’un tableau de bord clair et… efficace ! »

*KPI (Key Per­for­mance Indi­ca­tor) est un acro­nyme qui signi­fie en fran­çais « indi­ca­teur clé de per­for­mance ». Un KPI est une mesure quan­ti­fiable qui per­met de suivre la pro­gres­sion des objec­tifs d’une entre­prise. Les KPIs sont uti­li­sés pour éva­luer les per­for­mances d’une entre­prise, d’un ser­vice de l’en­tre­prise, d’un pro­ces­sus ou d’un collaborateur.
Les KPIs peuvent être uti­li­sés dans dif­fé­rents domaines d’ac­ti­vi­té tels que les ventes, le mar­ke­ting, la pro­duc­tion, la finance, etc. Ils peuvent être finan­ciers ou non finan­ciers, tels que le chiffre d’af­faires, le taux de conver­sion, le temps de pro­duc­tion, le taux d’ab­sen­téisme, le taux de satis­fac­tion client, etc.
Les KPIs sont géné­ra­le­ment expri­més sous forme de chiffres ou de ratios qui sont com­pa­rés à des objec­tifs pré­dé­fi­nis. L’ob­jec­tif est de mesu­rer l’é­cart entre la per­for­mance réelle et la per­for­mance atten­due, afin d’i­den­ti­fier les domaines qui néces­sitent une atten­tion par­ti­cu­lière. Les KPIs per­mettent éga­le­ment de mesu­rer la pro­gres­sion vers les objec­tifs et de prendre les mesures cor­rec­tives nécessaires.

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